テレワークとオフィス作りの関係性とは!?

テレワーク(telework)の「tele」は「離れたところ」を意味しますが、テレワークはそもそも、情報通信技術(ICT)を活用した多様性のあるワークスタイルとして、主にIT企業などで使われてきました。ここに来て、新型コロナウイルスの感染防止策として注目されています。

自宅や街中の施設、移動中など、オフィスとは離れた場所で仕事をするスタイル(テレワーク)を取り込んだオフィス作りは、離れているからこそ“密”な連携をとりたいもの。
何から始めてどんな施策が必要か?業務のマネジメントやコミュニケーションはどうするのか?

成功の秘訣は「業務との相性」「環境・管理面」「意識・心理面」を満たすこと。
この3満(さんみつ)対策が、テレワークを伴うオフィス作りに威力を発揮します。

テレワークとの親和性を満たす

コロナ禍の影響でテレワークでの業務を行う人が増えています。ところが、企業の事業内容や業務によっては効果が見えにくい状況もあるようです。リスク管理や事業継続を目的にテレワークを活用する場合には、まず、業務を選別してテレワークとの親和性をあらかじめ見極めることが重要です。これによりスムーズな導入と効果が期待できます。

テレワークに向いていると考えられるものは
・営業や販売など外出や社外での対応が多い業務
・エンジニアやクリエイター、編集、事務などパソコン操作が多い業務
・オンライン上で会議や報告・連絡・相談などが可能となる業務

では、向いていないものはといえば、製造・運送・配達など物理的に製品を取り扱う業務や、対面での接客を伴う業務があげられます。その他、機密情報を扱う業務、高いセキュリティレベルが求められる業務については、対象から外して考えたほうが良いでしょう。

テレワークを支えるオフォス環境を満たす

●テレワーク導入のための環境を整えましょう。

テレワークを開始するには、まず、基幹業務のシステム化やクラウドなどによる文書管理、
コミュニケーションのためのITツールなどの環境を用意しなければなりません。
自宅とオフィスを円滑につなぐ通信ネットワークをはじめ、Web会議システムの導入は必須です。会議では資料をPC画面で共有できるので、プロジェクターは不要。会議中でなくても、気軽にやり取りできるチャット機能は大変便利です。

また、ネックとなるのは勤怠管理です。オフィスで働いていれば、いつ出社して退社したかは簡単に把握できますが、テレワークやリモートワークでは、従業員の行動を適切に把握できない現状があります。チャットをグループ共有に設定し連絡しあうという手もありますが、オフィスワークと同じように企業側で労働時間を管理するには、勤怠管理システムを導入し、従業員の勤怠を見える化することです。

●レイアウトと運用で執務スペースに機動力を持たせましょう

テレワークの動きと最も“密”に連携しなければならないのが、オフィスの構えです。テレワークの対象となる業務やメンバーが決まったら、テレワークは週に1日なのか4日なのか?毎週月曜日なのか?業種やメンバーの都合によって流動的になる場合もありますが、ある程度の勤務パターンができるはずです。多少のブレはあっても、日々何割かの従業員がオフィスを使用しないことがわかります。もしくは、そのように計画を立てる必要があります。

それにより、必要なデスクとチェア、オフィス家具の見直しができます。ソーシャルディスタンスの観点からデスク間や通路の幅をとりながら、全デスクが一方を向く講義形式や、それぞれの向きを90度ずらす十字型など、対面を避ける配置もいろいろ工夫できます。

フリーアドレスならば、オフィス勤務の時には自由でフレキシブルに利用できます。組織変更や人員の増減があっても、席の配置や配線の組み直しの手間はありません。席やロッカーなどの個人利用の概念がなくなれば、統一されたデスクやイスになりコスト削減にもつながるでしょう。

●オフィス全体の機能性を向上させましょう

執務スペースが整理されたら、次に検討したいのは、顧客との商談やテレワークメンバーとのWeb会議に必要となる個別ブースです。オフィス内で拾う音をシャットアウトし、会話に集中できる空間が望まれます。

さらに、コミュニケーションスペースも増やせると効果的です。人と会えない時代、久しぶりに会った同僚だけでなく、上司と部下、先輩や後輩が雑談も含め情報交換することで、コミュニケーションが活性化し社内の風通しも良くなるのではないでしょうか。

また、これを機に「年齢や国籍、障がいなどの有無に関わらず、誰にとっても快適で使いやすい空間をデザインする」といったユニバーサルデザインの考えも取り入れてみてはいかがでしょうか。オフィスはコロナ対策をしながらコンパクトにまとまります。そして、テレワークとも連携しスマートで働きやすいスペースに生まれ変わります。

オフィスはパワースポット!信頼関係と帰属意識を満たす

テレワークでの単独作業は効率的な反面、コミュニケーション不足になりがちです。まれに、孤立感を抱き上司や同僚などと気軽に連携がとれなくなったり、自分が会社に属しているという意識が欠如したりするケースがあります。長い間、孤立して仕事をしているうちに、報酬を得ているにも関わらず、会社への貢献意識が薄れていくのです。

こういったケースに陥ると問題は深刻ですが、普段からのコミュニケーションで防ぐことができます。

例えば、定期的なWeb会議の開催などにくわえ、管理者からの声掛けもチャットなどで積極的に行うべきです。報告・連絡・相談をこまめにとる、成果物を提出させ評価をするなど、オフィスにいないからこそ余計気に掛ける必要があります。

そして重要なことは、テレワークのほうが仕事の成果やクオリティが高くても、特別な事情がある場合を除き、月何回、週何回かはオフィス勤務のローテーションを組むことです。

人が同じ場所を共有することでコミュニケーションが生まれます。なにげない会話から刺激を受けてアイデアを思いついたり、問題解決の糸口をつかんだり。知識やスキルを教えるのも、身近にいたほうが飲み込みも早いはずです。

多種多様な人達が切磋琢磨して、それぞれの役割をまっとうしていく。中には反面教師ともとれる人がいますが、そういった環境に身を置くことで、人間性も磨くことができるのではないでしょうか。

働きやすいオフィスでは、その企業で働く者同士の信頼関係が仕事を通して醸成されていきます。

 

テレワークを効率よく継続するには、安心感と一体感が得られ、信頼と帰属意識が高まるオフィス作りがポイントです。薄暗く雑然とした場所ではモチベーションも上がりません。いかに働きやすくコミュニケーションがとれる空間にするか。テレワークメンバーはもちろん、すべての従業員の心のよりどころとなり、イキイキと働けるオフィスを目指しましょう!

ご相談いただければ、貴社に最適な環境を一緒に考え、ご提案いたします。

テレワーク導入支援をはじめオフォス作り全般は、弊社にお任せください!

 

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