働き方が多様化する中で、アドレスを持たずに好きな場所で仕事ができるスタイルの人たちも増えてきました。
そこで、課題の一つとなっているのが「デジタル化」です。
これまでオフィスで行っていたことをデジタル化することで、どこにいても情報を共有できたり、業務が滞りなく進めることができるようになります。
その流れはオフィスにいても積極的に取り組むべき課題となっています。
オフィスにおけるデジタル化で注目されているのが「デジタルトランスフォーメーション」です。
今回は、いまオフィスに求められているデジタルトランスフォーメーションについて解説していきます。

デジタルトランスフォーメーションとは？

デジタルトランスフォーメーションとは、「IT技術を活用して、暮らしをより便利に豊かにすること」といわれています。
例えば、身近なものだとスマホで決済するキャッシュレス化やフリマアプリで売買すること、飲食のデリバリーサービスもデジタルトランスフォーメーションの一つです。
今や、ITの技術なしでは便利な暮らしが手に入らないと言っても過言ではないほど、デジタル化が進んでいます。

オフィスにおけるデジタルトランスフォーメーションの取り入れ方

オフィスにおいてもIT化、デジタル化はどんどん進んでいます。
ここでは、オフィスにおけるデジタルトランスフォーメーションについて代表的な取り入れ方をご紹介します。

紙ベースのやりとりからデータ管理へ

データ化が進んでいる今でも紙ベースでやりとしている企業は多いのが現状です。
テレワークが普及している今、紙でのやりとりが難しくなったため急速にペーパーレス化を取り入れる重要性が高くなってきています。
紙でのやりとりはその場ですぐに確認できたり、書類として残るので良い面もありますが、データ化することの方が今後の働き方を考慮してもメリットが多くなります。

例えば、データ化することで書類がなくなるので、場所をとらずに済みます。
また、データ化することですぐに必要なものを見つけることができたり、データでの受け渡しがスムーズに行えます。

外出からの内線・外線につなぐ転送サービスの導入

電話機をクラウド上に配置して外出中でも内線や外線電話につなぐことができるというサービスです。
外回りや営業が多い企業では、スマホから簡単につなぐことができるのでオススメです。
導入による配置工事もなく、コストが抑えることもできます。

経理業務のデジタル化

経理業務はミスが許されない部署ということもあり、手作業でやっている企業は少なくありません。
そのため、一人当たりの業務過多で人手不足になりがちです。
そこで、オフィスにおけるデジタルトランスフォーメーションの一つに「経理業務の効率化」があります。
これまで、手計算でしていた交通費や経費精算などを読み取って自動的に計算してくれるサービスを利用することで、経理業務の手間が省け効率を生み出すことができます。

オフィスにおけるデジタルトランスフォーメーション導入の注意点

社会全体でどんどん新しくデジタル化が進む中で、古いやり方を見直してデジタル化していくのはいいことですが、導入しても使いこなせていなかったり、運用できていないケースは少なくありません。
まずは、どこからデジタル化を進めていけばいいかを明確にして、優先順位を決めて導入していくのがおすすめです。

まとめ

オフィスのデジタル化は今後どの企業においても欠かせないものになります。
「楽をしたいから」「みんなしているから」という安易な理由ではなく、社員の仕事の効率や生産性を上げることを目的とし、ブレないようにどの分野でデジタル化を進めていくかを見極めることが大切です。
今後は、テレワークが定着してZoomやビジネスチャットツールの利用が日常になってくる方も多く、オフィスにいても自宅にいてもどんどんデジタル化が求められる時代になっていくでしょう。

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