営業と聞くと、「外回りして契約を取ってくる」というスタイルを想像する人は多いのではないでしょうか。
もちろん外回りで営業する企業もたくさんありますが、実は営業は事務作業も多い部署なんです。

とはいえ、実績を上げるには商談したり、訪問したりする必要があります。
その時間を多く捻出するには、事務作業をいかに効率良く行えるかがカギを握っています。

そこで、今回ご紹介するのは事務作業を効率化させるためのツールです。
どんなツールがあるのか、どんなツールが自社に合っているのか知っておきましょう。

営業の事務作業を効率化するためのツールに必要なこと

営業の事務作業は営業の内容によってさまざまですが、時間を取られがちなのが報告書や契約書、商談内容などの書類の作成です。

その合間にミーティングや会議が入ってくるので、オフィスでの業務時間は営業活動をしている時間より上回ることが多々あります。
そこで、営業の事務作業やオフィスでの業務をできるだけ効率化するためにはツールの導入が必要。

そのツールに必要なことをまとめてみました。

スケジュール管理

まずはじめはスケジュール管理です。
外出時にはスケジュールが変更になることがよくあります。

営業マンはビジネス手帳を使用している人も多いですが、便利なスケジュール管理ができるツールを使用すると、営業チーム全員のスケジュールを把握したり、オンライン上でスケジュールの変更・削除などが可能になり、最新のスケジュールへの変更ができます。

「手帳に書くことで忘れない」という人もいますが、他のメンバーとの共有ができない上、書いた上から消したり足したりすることでわかりにくくなります。
現在は、スマホでも連動してスケジュール確認や更新ができるツールがあります。

報告書や契約書など書類作成

事務作業で多くの時間を費やす書類作成。
事務作業に最適なツールを使用することでオンライン上での書類作成や共有ができます。

営業報告書は、営業活動には欠かせないものなので、ほかの従業員と共有できるようクラウド上に管理しておくことが大切です。

案件の進捗管理

商談が多い営業職の人は、並行して抱えている案件を把握し管理しておきましょう。
できれば、チーム全員が確認できるように共有しておくことが大切です。

どこまで商談が進んでいるのか、商談は成功しそうかどうかなど進捗を把握しておくと、次の営業戦略に活かすことができます。
また、ツール上で進捗状況が把握できると、営業マンの業務の偏りを防ぐことも可能です。満遍なく担当を振り分け、スケジュール管理にもつながります。

営業の事務作業を効率化するためのおすすめツール

ここでは、営業の事務作業を効率化するおすすめのツールをご紹介します。

グループウェア

グループウェアは、社内の情報共有ができるソフトウェアです。
営業職に限らず、さまざまな業務に携わっている人はチャットやメールを使用して情報を共有したり、コミュニケーションを取ることが多いと思います。

しかし、グループウェアなら、チャット機能やメール機能などが備わっているため、別のソフトウェアを起動させることなく利用可能です。
ほかにも上記で述べたような事務作業の効率化に必要なスケジュール管理や報告書作成、案件の進捗状況の確認・共有など営業活動にも活用できます。

企業でよく利用されているグループウェアはこちらです。

・kintone（キントーン）
・サイボウズOffice
・Microsoft Office 365
・NotePM

それぞれに特徴や月額料金などが異なります。
どれもチームで情報共有ができたり、共同作業がしやすいソフトウェアなので、企業に合ったソフトウェアを選びましょう。

グループウェア導入のポイント

グループウェアを導入するといってもさまざまな機能が備わっているので、「どこまでの範囲で導入するか」「どこの部署に必要なのか」「何の業務のために必要なのか」を明確にしておく必要があります。
営業の事務作業を効率化するために導入が必要な場合は、グループウェアの以下の機能を導入するのがオススメ。

・スケジュール管理機能
・報告書機能
・プロジェクト管理機能

営業では欠かせないスケジュールや報告書機能があるものを選ぶのがポイントです。

営業チームの事務作業を効率アップさせたい企業は弊社におまかせ

営業に置いて生産性をアップさせるには事務作業を効率化させることがカギです。
意外にも多い事務作業は、グループウェアのソフトウェアを導入して営業チームで情報を共有したり、報告書などの書類を管理したりすることで効率が良くなるでしょう。

まずは、自社でどのように導入していくかを明確にすることがポイント！
事務作業を効率アップさせたい企業は、ぜひ弊社におまかせください。

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この記事を書いたのは

大橋 淳紀
ダイヤスチール家具株式会社　営業

大学を卒業後、㈱ワークスマイルラボに入社。
グループ企業のダイヤスチール家具に配属。
お客様の理念やビジョンといったコンセプトを大切にし、それが伝わるオフィスづくりの提案を行っています。