業務には事務作業がつきものです。経費精算、スケジュール作成、資料作成などデスクでできる細々とした事務作業に日々追われていませんか？事務作業をして半日が過ぎてしまった……。なんて人もいると思います。事務作業は、今後も日々の業務の一貫としてなくなることはありません。事務作業に時間をかけすぎている方は、一度事務作業の進め方について見直してみるといいでしょう。効率良く事務作業をする方法を身につけると業務全体の効率を上げることができます。今回は、事務処理を効率良くこなして、仕事全体を効率化する方法をご紹介します。

事務処理を効率化する方法5選

事務処理はスキルが必要ないだけに、効率よく進めるにはちょっとした工夫やコツが必要です。ここでは、事務処理を効率化する方法を5つご紹介します。

1日のスケジュールを決めて、スケジュール通りに行動する

まず、1日のスケジュールをリスト化してみましょう。時間ごとに分けていると、より計画的に実践しやすいでしょう。スケジュールをリスト化したものから重要度や優先順位が高い順に整理し、1日のスケジュールを立てます。
そうすることで、今日自分がやらなければいけないことが確定し、無駄な作業をすることなく業務を遂行できます。
その中に、事務作業をする時間を決めておくと、その時間内で集中して事務作業に取り組むこともできます。

業務の段取りをしてタスク管理化

業務の優先順位が決まったら、タスク管理で見える化しておきましょう。タスク管理ツールなどを利用して、一つひとつの事務作業に対してどれくらいの分量でどれくらいの時間がかかかるか把握できるようにしておくと便利です。
例えば、事務作業のひとつとして「メールの確認作業」がありますが、メールは時間関係なく届くため、朝一番に開封するとか、返信は午後一番にまとめて行うなど決めておきましょう。メールが届くたびに返信していると、時間の無駄です。また、リスト化してタスク管理ツールに入力したものの中には、「超急ぎのもの」「本日中にしなければならないもの」「明日以降でも大丈夫なもの」と、急ぎレベルで分けることができます。「明日以降でも大丈夫なもの」は、明日以降のスケジュールに移して段取りをしましょう。
1日のスケジュール管理も大切ですが、週や月でのスケジュール管理をしておくことで業務効率を上げることができるでしょう。

目標設定を決めてリスト化する

スケジュールをリスト化したものに、自分なりの目標設定を作ってみるのもひとつの方法です。例えば、午前中に3本終わらせる、この作業は30分で終わらせて終わったらカフェタイムにするなどのゴールがイメージできるように目標設定しておくと、達成率も上がるでしょう。

身の回りの整理整頓をする

身の回りの整理整頓では、パソコンのデスクトップやデスク周りなどに注目してみてください。デスクトップはついついフォルダやファイルが多くなってしまいがちですが、必要な時にすぐに見つけられなかったり、探すのに時間がかかってしまう場合があります。1週間に一回、2週間に一回などフォルダやファイルをまとめたり、不要なデータは削除したり、共有フォルダに移行するなどしてデスクトップの整理整頓に努めましょう。
また、デスク周りの整理整頓も事務作業の業務効率化につながります。書類や印鑑など電子化している企業も多いですが、中には書類でのみやりとりすることも多々あります。そんな時、書類は取り出しやすい位置にあるかどうか、わかりやすくまとめられているか、印鑑はすぐに使える場所にあるかなどデスク周りを整頓しておくことが大切です。

事務作業を協力して行う

事務作業は必ず一人で行わなければいけないものではありません。それぞれ個人には得意不得意があるので、できる人が担当することで一つひとつがスピーディーに終わるでしょう。また、事務作業は特別なスキルが不要で、だいたいの従業員ができるというのがメリットでもあります。事務作業を手分けして取り掛かることで、信頼感や結束力が生まれるかもしれません。

事務作業が早い人の特徴

事務作業が早い人には特徴があります。できれば、正確にスピーディーに事務作業を終わらせたいですよね。ここでは、事務作業が早い人の特徴をご紹介します。

仕事の全体像が把握できている

ひとつの事務作業ではなく、業務全体を把握している人は事務作業が早くできます。業務の性質を知ることで、どれだけ時間がかかるか、優先順位はどれかを整理することができるからです。
また、やるべき目的や時間配分を明確にしているので、一つひとつの業務にも目標があり、スピード配分を考えながら取り組むことができます。

どこに力を入れるべきか把握している

事務作業の中には、淡々とただ作業をするだけのものや丁寧に仕上げるものなど性質がさまざまです。例えば、社内に向けられたものなのか、社外に向けられたものかでも力の入れどころが変わります。社外に向けられたメール文章や書類作成であれば、誤字脱字は避けるべきですし、再確認も必要です。明らかに社内と社外では時間のかけ方が違ってきます。
どこに力点を置いて事務作業をするべきか把握していることで、効率良く仕事を進めることができるでしょう。

時間配分から逆算して行動している

1日のスケジュールを立てた際に時間配分を決めると、期日に間に合うことはもちろん残業しなくて済みます。「事務作業があと2つ残っているから、この辺りで何分リフレッシュしておこう」など、逆算して行動することができます。

事務作業を効率化させたい企業は弊社におまかせ

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