業務には事務作業がつきものです。経費精算、スケジュール作成、資料作成などデスクでできる細々とした事務作業に日々追われていませんか？
事務作業をして半日が過ぎてしまった……。なんて人もいると思います。
事務作業は、今後も日々の業務の一貫としてなくなることはありません。
事務作業に時間をかけすぎている方は、一度事務作業の進め方について見直してみるといいでしょう。効率良く事務作業をする方法を身につけると業務全体の効率を上げることができます。

しかし、事務処理の効率化は簡単ではありません。単純作業の繰り返しだからこそ、集中力が切れやすく、ミスも起こりがちです。
そこで、事務処理のスピードアップと正確性を両立させるためのコツが必要になります。

今回は、事務処理を効率良くこなして、仕事全体を効率化する方法を7つご紹介します。
これらの方法を実践することで、事務処理のスピードと質を高め、生産性の向上につなげましょう。

事務処理を効率化する方法7選

事務処理はスキルが必要ないだけに、効率よく進めるにはちょっとした工夫やコツが必要です。
ここでは、事務処理を効率化する方法を7つご紹介します。

1. 1日のスケジュールを決めて、スケジュール通りに行動する

まず、1日のスケジュールをリスト化してみましょう。時間ごとに分けていると、より計画的に実践しやすいでしょう。
スケジュールをリスト化したものから重要度や優先順位が高い順に整理し、1日のスケジュールを立てます。

そうすることで、今日自分がやらなければいけないことが確定し、無駄な作業をすることなく業務を遂行できます。

その中に、事務作業をする時間を決めておくと、その時間内で集中して事務作業に取り組むこともできます。

2. 業務の段取りをしてタスク管理化

業務の優先順位が決まったら、タスク管理で見える化しておきましょう。
タスク管理ツールなどを利用して、一つひとつの事務作業に対してどれくらいの分量でどれくらいの時間がかかかるか把握できるようにしておくと便利です。

例えば、事務作業のひとつとして「メールの確認作業」がありますが、メールは時間関係なく届くため、朝一番に開封するとか、返信は午後一番にまとめて行うなど決めておきましょう。
メールが届くたびに返信していると、時間の無駄です。

また、リスト化してタスク管理ツールに入力したものの中には、「超急ぎのもの」「本日中にしなければならないもの」「明日以降でも大丈夫なもの」と、急ぎレベルで分けることができます。
「明日以降でも大丈夫なもの」は、明日以降のスケジュールに移して段取りをしましょう。

1日のスケジュール管理も大切ですが、週や月でのスケジュール管理をしておくことで業務効率を上げることができるでしょう。

3. 目標設定を決めてリスト化する

スケジュールをリスト化したものに、自分なりの目標設定を作ってみるのもひとつの方法です。
例えば、午前中に3本終わらせる、この作業は30分で終わらせて終わったらカフェタイムにするなどのゴールがイメージできるように目標設定しておくと、達成率も上がるでしょう。

4. 身の回りの整理整頓をする

身の回りの整理整頓では、パソコンのデスクトップやデスク周りなどに注目してみてください。
デスクトップはついついフォルダやファイルが多くなってしまいがちですが、必要な時にすぐに見つけられなかったり、探すのに時間がかかってしまう場合があります。
1週間に一回、2週間に一回などフォルダやファイルをまとめたり、不要なデータは削除したり、共有フォルダに移行するなどしてデスクトップの整理整頓に努めましょう。

また、デスク周りの整理整頓も事務作業の業務効率化につながります。
書類や印鑑など電子化している企業も多いですが、中には書類でのみやりとりすることも多々あります。
そんな時、書類は取り出しやすい位置にあるかどうか、わかりやすくまとめられているか、印鑑はすぐに使える場所にあるかなどデスク周りを整頓しておくことが大切です。

5. 事務作業を協力して行う

事務作業は必ず一人で行わなければいけないものではありません。それぞれ個人には得意不得意があるので、できる人が担当することで一つひとつがスピーディーに終わるでしょう。
また、事務作業は特別なスキルが不要で、だいたいの従業員ができるというのがメリットでもあります。
事務作業を手分けして取り掛かることで、信頼感や結束力が生まれるかもしれません。

6. 定型業務はテンプレート化する

同じような業務を何度も繰り返すような事務処理があれば、テンプレートを作成しておくのがおすすめです。
例えば、毎月の経費精算や定例会議の議事録作成など、フォーマットが決まっているものはテンプレートを用意しておくことで、いちいち書式を作成する手間が省けます。

また、メールの返信文や案内文なども、よく使う定型文をテンプレート化しておけば、毎回ゼロから文章を考える必要がなくなります。
定型業務のテンプレート化は、作業時間の短縮と品質の安定化に貢献します。

7. 事務処理のスキルアップを図る

事務処理は特別なスキルが不要とはいえ、PCスキルや文章力、数字への感覚など、ある程度の基礎スキルは必要です。
これらのスキルを高めることで、事務処理のスピードと正確性を向上させることができます。

例えば、タイピングが早くなれば入力作業の時間を短縮できますし、Excelの関数やショートカットキーを使いこなせれば表計算や資料作成が効率的になります。
また、ビジネス文書の書き方を学べば、メールや報告書の作成がスムーズになるでしょう。

事務処理のスキルアップは、日々の業務の中で少しずつ意識して行うことが大切です。必要に応じて研修に参加したり、オンラインの学習リソースを活用するのもよいでしょう。

事務作業が早い人の特徴

事務作業が早い人には特徴があります。できれば、正確にスピーディーに事務作業を終わらせたいですよね。
ここでは、事務作業が早い人の特徴をご紹介します。

仕事の全体像が把握できている

ひとつの事務作業ではなく、業務全体を把握している人は事務作業が早くできます。
業務の性質を知ることで、どれだけ時間がかかるか、優先順位はどれかを整理することができるからです。

また、やるべき目的や時間配分を明確にしているので、一つひとつの業務にも目標があり、スピード配分を考えながら取り組むことができます。

どこに力を入れるべきか把握している

事務作業の中には、淡々とただ作業をするだけのものや丁寧に仕上げるものなど性質がさまざまです。
例えば、社内に向けられたものなのか、社外に向けられたものかでも力の入れどころが変わります。
社外に向けられたメール文章や書類作成であれば、誤字脱字は避けるべきですし、再確認も必要です。
明らかに社内と社外では時間のかけ方が違ってきます。

どこに力点を置いて事務作業をするべきか把握していることで、効率良く仕事を進めることができるでしょう。

時間配分から逆算して行動している

1日のスケジュールを立てた際に時間配分を決めると、期日に間に合うことはもちろん残業しなくて済みます。
「事務作業があと2つ残っているから、この辺りで何分リフレッシュしておこう」など、逆算して行動することができます。

集中力が高く、ミスが少ない

事務処理が早い人は、集中力が高くミスが少ないという特徴があります。
単純作業の繰り返しでも、常に注意力を保ち、正確に処理を進めることができるのです。

集中力を高めるためには、適度な休憩を取ることが大切です。
1時間に5分程度の小休止を取り入れたり、長時間のデスクワークの合間にストレッチをしたりすると、頭がリフレッシュされて集中力が回復します。

また、ミスを防ぐためには、処理の手順やルールを明確にしておくことが有効です。
マニュアルを整備したり、チェックリストを活用したりすることで、ミスの発生率を下げることができるでしょう。

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