業務効率をUPするためのデジタル化したい業務とは?

テレワークの導入で、多くの企業は業務のデジタル化に取り組んでいます。
今後さらにデジタル化が進んでいく中で、デジタル化できない企業は新しいビジネスの構築や生産性向上が見込めないと言っても過言ではありません。

今回は、業務効率UPや生産性向上のためのデジタル化するべき業務をご紹介します。

デジタル化することによるメリット

デジタル化することで業務効率のUP、費用削減、スピーディーな対応、新しい発想などさまざま点でメリットがあります。

ここでは、デジタル化することによるメリットをご紹介します。

業務効率が格段にUP

デジタル化することで大きなメリットとなるのが業務の効率化です。
例えば、会議一つでも、会議室を使用するのとオンライン会議にするのとでは効率が違います。

会議室で行う会議は、社員がわざわざ会議室まで移動するのに対し、オンライン会議はその場ですぐに参加することができます。
インターネットが接続されている場所ならどこでもつながることができるので、テレワークでは多くの企業が活用しています。

また、会議室を使用した会議では、会議資料の印刷や配布などの準備が必要ですが、オンライン会議ではペーパレスで行うことがほとんどなので、ここでも業務の効率化を図ることができます。

デジタル化は、ムダな時間やコストを省くことだけではなく、他の仕事ができる時間を生み出し、社員の業務効率化が格段にUPします。

コスト削減

上記でも解説したように、コストを削減できるのもデジタル化のメリットです。

デジタル化することで紙やファイル、インク、コピー機の使用、シュレッダーの使用など会議資料作成にかかる費用が不要になります。

また、大きい面では人件費の削減につながります。
会議室を使用するとオフィスにいなければならず、会議だけ参加するという場合もあり、人件費がかさみます。

デジタル化は、企業において課題となっているコスト削減に大きく貢献するのです。

スピーディーな対応

デジタル化することで、確認やサインがスピーディーに行えます。
また、スマホと連動していることで移動中にもデータを確認することができるので、効率的です。
紙ベースであれば探す時間を取られますが、データならすぐに探すこともできます。

新しい発想が生まれる

デジタル化することで圧倒的に時間効率がよくなるので、別の仕事に時間を使えたり、時間に余裕ができることは心にも余裕が生まれ、新しい発想が思いつく可能性も高くなります。

今後デジタル化していきたい業務とは?

今後デジタル化していきたい業務はいくつかあります。
もうすでに進んでいる企業はさまざまなデジタル化やITを取り入れて、業務の効率化を実現しています。

書類や文書などの電子化

代表的なデジタル化の一つが、ペーパーレス化です。
会議資料や契約書、発注書、精算書など全ての書類や文書をデータ化することができます。

文書をデータ化することで、費用削減と時間短縮による業務効率UPが期待できます。

中でも最近注目されている電子化が「稟議書」です。
稟議書には上司や代表の印鑑が必要になるため、今でも書類でやりとりしている企業はとても多いのが現状。
印鑑のビジネス文化がある限り、デジタル化はなかなか進んでいかないでしょう。

他の業務はデジタル化、稟議書は紙ベースという方法もありますが、稟議書を電子化することができれば、さらに業務効率が上がり、他社とも差をつけることができるのではないでしょうか。

クラウドサービスを利用してデータを共有

ネット上にデータを保存できるクラウドサービスは、多くの企業で取り入れられています。
共有しているクラウドにデータがあることで、ネット環境が整っている場所ではいつでも閲覧したり、取り出したりすることができます。

特に、今後は、テレワークの導入によりクラウドサービスによるデータ管理が必要不可欠になってくると思われます。

顧客管理、クライアント管理をデータ化

顧客名簿用紙や名刺で管理していたデータを電子化で一括管理することで、大量の顧客やクライアントをすぐに探すことができます。

データで管理していれば、コピー&ペーストでメルマガ作成が簡単にできたり、メール作成もスムーズです。
オフィス以外で顧客の連絡先が知りたい場合にも便利です。

まとめ

業務の効率化のためにデジタル化できる業務はいくつかあります。
デジタル化する方法も企業の職種や仕事のスタイルによって異なるので、デジタル化する優先順位や自社に類似した企業の成功事例などを参考にして取り入れることが大切です。

また、デジタル化の導入において不明な点は、専門家に相談するのもおすすめ!
業務効率化を図るためのデジタル化するべき業務にお悩みの企業は、ぜひ当社におまかせください。

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