2020年より新型コロナウイルスの影響で、コロナ対策をしたオフィス移転が定着しています。今やコロナ対策をしたオフィス作りは欠かせません。
今回は、2022年度にオフィス移転で事前に準備すべきことや移転の流れなどをご紹介します。

【2022年度】オフィス移転の流れ

オフィス移転をするには手順があります。一般的なオフィス移転の際の流れはこちらです。

旧オフィスの解約手続きと新オフィス探し・契約

まず、旧オフィスを解約する日、新オフィスに移転する日を決めて、解約手続きとオフィス探しを始めます。解約に関しては、オーナーや管理会社に遅くても解約日の約3ヶ月前には連絡しておく必要があります。
新オフィスを探す際は、賃料や共益費、敷金などの初期費用を確認することや新オフィスの立地、交通機関、周辺環境、電気設備などに注目して探しましょう。

新オフィスのレイアウト選定と工事依頼

新オフィスが決まったら、間取りを確認してレイアウト設計をします。執務スペース、会議室、オープンスペースなどの配置を決めましょう。また、オフィス家具に関しては、細かいものよりもデスクやキャビネット、ソファなどの大きなものを中心にレイアウトを組んでいくとイメージがしやすいです。レイアウト確定後は内装工事を依頼する流れとなります。
「レイアウトがどうしても組めない」「従業員が働きやすいレイアウトが知りたい」という企業もいるでしょう。その場合は、専門業者に依頼して提案してもらうことも可能です。

新オフィスで必要なオフィス家具や備品の選定と購入

レイアウトや内装工事の準備ができたら、オフィス家具や備品の選定、購入をします。内装イメージに合ったオフィス家具や、旧オフィスから継続で使用できるものなども考慮して、新しく購入するものを選定しましょう。

引越し業者の選定と依頼

引っ越し業者には移転する約2ヶ月前くらいに連絡し、見積もりを依頼しましょう。1社だけでなく2,3に依頼をして相見積もりを取ると比較検討ができます。その場合、コストはもちろんですが、引っ越し業者のサービス内容にも注目してみましょう。オフィス移転で発生した不要なものを処分してくれるのか、新オフィスで家具の設置をしてくれるのかなどのサービス内容を確認しておくと引っ越しがスムーズに進みます。

旧オフィス原状回復工事

旧オフィスを出たら原状回復工事が行われます。原状回復工事は管理会社によって決まりがあるので、移転の手続きと同時に原状回復工事に関しても問い合わせておきましょう。

社内マニュアル作成や各種届出

新オフィスに移転したら、新住所や電話番号が変わります。それだでなく移転したという旨を法務局や税務局、労働基準監督署などに各種届出をしなければなりません。そのほか公式ホームページがある企業は、住所や電話番号の変更、移転したことをお知らせしなければいけません。名刺も同じく、住所や電話番号を早々に変えておきたいですね。

【2022年度】オフィス移転で事前に準備すべきこと

オフィス移転で事前に準備することはほかにもあります。2020年から仕事スタイルを一気に変えた「新型コロナウイルス」。
2020年以降新オフィスに移転を決めた企業は、コロナ対策を施したのではないでしょうか。
まだ、新型コロナウイルスが発生してからオフィス移転を行っておらず、そろそろ移転を検討している企業は、ぜひ参考にしてみてください。

内装工事

移転に内装工事は欠かせません。内装工事で確認したいのは以下のようなことです。

・企業のイメージに合った内装になっているか
・働きやすいレイアウトになっているか
・セキュリティ、電気、通信、空調の工事が完了しているか
・間仕切りの設置は消防法上に問題ないか
・収納スペースを確保できているか
・間仕切りは的確に設置されているか

などを確認しましょう。

内装は、企業のイメージを決める大切な要素です。ひとつでも疑問に思ったところはその場で解決するようにしましょう。とくに、コロナ対策で使用する間仕切りなどのパーテーションは的確に設置されているか確認することが大切です。

セキュリティ、電気、空調などの工事調整

セキュリティや電気、通信、空調などは指定の業者がいない場合があります。その場合は移転する約3ヶ月前までに業者を探し、選定します。できれば、複数の業者に見積もりを依頼して比較検討することをおすすめします。

コロナ対策に必要な備品選定＆手配

2020年以降、ほとんどの会社で設置されているのが、アルコール消毒や非接触体温計、受付のパーテーション、各デスクのパーテーション、打ち合わせ時の間仕切りなどです。デスクの数によってもパーテーションや間仕切りの数や仕様は異なるので、オフィス家具を選定する際にパーテーションや間仕切りをどのようなものにするか、どのように設置するのかを決めておきましょう。
また、各フロアに入る際にはアルコール消毒台やアルコール消毒液、非接触体温計がフロア数必要になります。レイアウト時にどれだけ準備すればいいか把握しておくと、無駄に購入しなくて済みます。
パーテーションや間仕切りに関して、まだ手配先やデザインがわからないという企業も多いでしょう。その場合は、専門業者に手配して提案してもらうことも可能です。

オフィス移転の流れと用意すべきことでお悩みの企業は弊社におまかせ

オフィス移転に伴うレイアウトから内装、間仕切りの手配や提案など移転に関することがすべて弊社が提案させていただきます。これからオフィス移転を考えている企業はぜひ弊社におまかせください。

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この記事を書いたのは

大橋 淳紀
ダイヤスチール家具株式会社　営業

大学を卒業後、㈱ワークスマイルラボに入社。
グループ企業のダイヤスチール家に配属。
お客様の理念やビジョンといったコンセプトを大切にし、それが伝わるオフィスづくりの提案を行っています。