フリーアドレスは、ロングテーブルや均一のデスクを配置したフロアで、自由に着席場所を選んで仕事をするスタイル。固定のデスクを置かないことで、スペース効率の向上やコミュニケーションの活性化が図れます。

ここ数年、働き方改革により注目されたテレワークの普及も手伝って、導入に踏み切っている企業が増えています。そして、世の中の業務スタイルの多様化を目のあたりにして、働く人の意識も変化。以前に比べフリーアドレスを受入れやすくなっている今が、導入のベストタイミングといえます。

ノートPCやタブレット、無線LANなどが整ったモバイルワークをメインとした職場で威力を発揮するため、まずはフリーアドレスに見合ったデジタル環境や運用の構築が必要です。

フリーアドレス化はオフィス全体のレイアウト整備や省スペース化、さらに所有物・共有備品などの整理整頓が進みます。そこで働く人とイメージを共有すること、そして勤務体系など全体を見渡した運用づくりが成功へのカギとなります。

フリーアドレスを取り込んだ働きやすい職場環境に向け、グランドデザインを描いていきましょう！

フリーアドレス導入は今が好機

働き方が大きく変化した背景には、情報通信技術 (ICT)の発達があります。無線LANの整備、モバイルツールの普及、書類のデジタル化とクラウド管理。物理的に処理する作業は確実に少なくなっています。

政府主導で進められている「働き方改革」の一環であるテレワークはその代表例。テレワークの推進によって、オフィス以外の場所で仕事をすることにも抵抗がなくなり、着実に広まりつつあります。

また、これまでは従業員が固定席に執着し、フリーアドレス化に難色を示すケースもありました。「自席やロッカー」「自分用の資料や文具」それが会社での従業員の象徴、帰属意識の表れのひとつでしたが、最近は意識も徐々に変わってきています。

実際にやってみて便利さに気づいたり、身の回りが整理・整頓されたり。働き方の多様化は、ＴＶやインターネットを通じて目にすることも多いため、フリーアドレスなどの新しいスタイルを受け入れやすくなっています。

そして、コロナ対策でのソーシャルディスタンスなどは、フリーアドレスなら対応も容易。デジタルな環境が拡充し、従業員の意識も変わりつつある今が、導入にふさわしい時期ではないでしょうか。

フリーアドレスが生産性を上げる

フリーアドレスを導入することで、いろいろな効果が働き生産性を向上させます。その効果を大きく二つに分けてご紹介します。

効果１・コミュニケーション活性化

部署ごとの固定席は、近くのメンバーとは会話しやすいのですが、部署内に偏るため活発なコミュニケーションは期待できません。一方でフリーアドレスは、自由に着席場所を選べるので、毎日同じ人が横に座ることもなく、部署を越えたコミュニケーションが生まれやすいといわれています。

また、サテライトオフィス（企業の拠点から離れた場所に設置される）としても使え、業務移管の引継ぎや個別研修などにもうってつけ。いままでになく他部署の人が訪れる機会も増え、交流は活発化するでしょう。

誰がいつどこにいるか、予約システムなどで見える化しておけば安心。万が一、新型コロナウイルス感染者が発生した場合でも、履歴データを参照し濃厚接触の状況を調べることができます。

コミュニケーションは人が同じ場所を共有することで生まれます。社内の雰囲気が良くなるだけでなく、なにげない会話から刺激を受けてアイデアを思いついたり、問題解決の糸口をつかんだり。知識やスキルを教えるには、身近にいたほうが飲み込みも早いはず。

同じ場所を共有するからこそ、コロナ禍では窓の換気やドアノブ、スイッチ類の消毒も欠かせません。共有部分はエリアや時間を決め、協力して実施したり当番制にしたり。気分転換も含めたクリーンアップで、コミュニケーションがさらに深まることでしょう。

効果２・スペース効率向上

オフィスが固定席では、組織変更や人員の増減があれば、その都度デスクの配置を変更し、電話線や配線を組み直しますが、レイアウト変更が不要なのがフリーアドレスです。従業員の固定席がなくなることで、手間やコストを削減。スペースをより効果的に使うことができます。

また、フリーアドレスはテレワークと連携で親和性が高くなります。テレワークとオフィス勤務のシフト制を敷いている場合は、そのパターンに応じて規模や運用を決めていきます。業種やメンバーの都合によって流動的になりますが、多少のブレはあっても、日々の在席率に適したスケールでフリーアドレス空間ができます。

フリーアドレスはコミュニケーションの活発化を促しますが、一人で集中する作業には支障があります。省スペース化によって新しくできた空間は、集中スペースなどを設置するとメリハリをつけて仕事をすることができます。

オンライン商談やWEB会議のブースとしても利用できるため、スペース効率はさらにアップします。

成功の決め手はモバイルワークの推進

フリーアドレスは業種や部門、働き方の違いによって向き不向きがあります。高いセキュリティレベルが求められる業務や、物理的な作業を伴う業種は、フリーアドレス化は難しい面があります。

逆に、フリーアドレスが向くのは、社外や他部署と連携する機会が多い企画部門、外回りが多い営業部門など。またエンジニアやクリエイター、編集・制作などの業種にも適しています。

フリーアドレス化を成功させる前提条件は、デスクトップPCや固定電話、そして個人が抱える大量の書類ストックを整理し、モバイルワークに切替えることです。

ノートPCを貸与され、すべてのフロアがWi-Fi環境になっていれば、どこに移動しても十分仕事ができます。移動する時はノートPCと最低限の持ち物だけ。デスク上に資料を置けないためペーパーレス化も促進。各自の所有物もコンパクトになります。

モバイルワークに切り替えることで、スッキリと整理整頓されたオフォスが生まれます。

働きやすい職場のグランドデザインを描く

ここでは、導入する際の準備や注意点などを簡単にまとめています。基本的な調査や社内調整以外は、企業支援サービスの会社が導入をサポートするのが一般的です。

施工事例を確認したりショールームを見たり、相談しながらイメージを固めていくこともできます。実績のある会社を選ぶことで、安心してスムーズに未来のオフィスを描けます。

①導入の可否を検討、在席率調査や現場との調整
②明確な趣旨やコンセプトの社内共有と合意形成
③オフィス全体のレイアウト設計や機器の手配
④運用ルールの検討と策定および社内告知

フリーアドレス化はオフィスの快適化を呼び込み、勤務体ｊｙ系の整備や整理整頓の習慣化など、働きやすい環境が形成されるきっかけにもなります。断片的ではなく全体を見渡した環境づくりが重要になります。

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施工事例集