会議スペースをリニューアルしてミーティング時間を3分の2に!

ついつい長くなってしまいがちな会議やミーティング。

実は「無駄な時間だった」ということは少なくありません。

現在、会議やミーティング自体は必要ではあるものの、その時間を見直すことが企業の課題となっています。
また、会議やミーティングをすることが目的となっていることも多く、本当に必要なのかどうかを精査することも大切です。

会議やミーティングの時間短縮は、業務効率や生産性向上につながります
それを実現するには社員全員が理解し、時間短縮するにはどうすればいいかを協力して考えなければいけません。

今回は、会議やミーティングの時間を短縮するためにできることをご紹介していきます。

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会議やミーティングが長くなってしまう原因

会議やミーティングの時間が1時間、2時間…と、長時間に及ぶ経験をした人は多いと思います。
特に、人数が多ければ多いほど意見や雑談の量も増えるので、長くなってしまうのは致し方ない部分もありますが、長時間の会議は決して作業効率を考えてもおすすめはできません。

会議やミーティングの時間短縮を実現するには、まず原因を知ることから始めましょう。

会議をすることが目的になっている

特に議題がないにもかかわらず、定例会議いうことだけで開催しなければならない会議は、長引いてしまう原因になります。
そうなってしまうと、「会議をしないと不安」「何か議題が出るかもしれない」と会議に依存してしまう可能性もあります。

話す内容が特になければ、定例であっても会議を中止したり、チャットツールで手軽に共有するなど臨機応変に対応しましょう。

議題とは別の話題が持ち上がる

会議が長くなってしまう大きな原因の一つが、元から予定していた議題とは別の話題が持ち上がってしまうことです。
だいたいそれに火がついて議論することになりがちで、終わりの時間が見えないといった残念な結果に…

会議の時間が長引くと他の業務が後ろ倒しになるため、残業をしたり、自宅に持ち帰って仕事をするハメにもなりかねません。
作業効率が落ちてしまうばかりか、ストレスが溜まる原因にもなります。

会議やミーティングが長引くとどうなる?

会議やミーティングが長引くと、作業効率が落ちてしまうことに加えて生産性も落ちてしまいます。
ひいては企業の業績にもかかわってくるため、会議やミーティングが長引くことは、企業にとってマイナスになるのです。

また、会議やミーティングで一定時間が過ぎると集中力が切れてしまいます。
議題があるにもかかわらず議論ばかりで結論にまでいたらず、結果何のための会議だったのかわからなくなってしまうということになりかねません。

会議やミーティングの時間を短縮する方法とは?

では、実際に会議やミーティングの時間を短縮する方法はどんなことなのでしょうか。
社員の協力はもとより企業側も工夫する必要があります。

会議のスタイルを変えたり、会議の時間が短縮できるようなオフィスづくりをすることがポイントです。

昇降デスクを設置して立ち会議にする

会議は会議室でワークチェアに座ってするのが一般的ですが、一旦座ってしまうとなかなか立ち上がれないものです。

そこで、おすすめなのが昇降デスクです。
昇降デスクは別名「スタンディングデスク」と呼ばれ、高さを自由に調節できるデスクとして多くの企業で取り入れられています。

昇降デスクのメリットは座りっぱなしの状態をなくし、健康増進とともに作業効率化を図ることができることです。
もちろん長引く会議にも便利に使うことができます。

会議を着席から立ち会議に変えることで、時間を短縮して終えることができます。
限られた時間の中で決めなければいけないので、内容が濃くなり、結論を見出しやすくなります。

他の業務にも支障をきたすことなく、作業効率がUPするでしょう。

オープン会議スペースを作る

一般的な会議室は一つの個室になっており、遮断されていることが多いのが特徴です。

最近は、オープンスペース型の場所を設置する企業も増え、リフレッシュから打ち合わせ、商談、会議まで幅広い用途で使用できる広々としたホールを設けています。
また、ファミレス型やカフェのような雰囲気でオープンスペースを確保している企業もあり、会議が長引かないように開放的なスペースを確保しています。

会議室を別で設けていても、あえてオープンスペースですることで気分も変わり、発想も生まれやすくなるのではないでしょうか。

まとめ

今回は、会議やミーティングの時間を短縮するためにできることをご紹介しました。
●会議が長引く原因を探る
●会議が長引くと集中力や生産性が下がる
●昇降デスクで立ち会議をすることにより会議時間を短縮できる
●オープン会議スペースを設け、気分を変えて会議をする

自社のスペースを見直して、ぜひ時間短縮ができる会議スペースを設置してみませんか?

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