クリーンで快適な職場環境づくりのコツ

オフィスには共通の目的に向かって意思を通わせる仲間が集まります。
仕事で能力を発揮したり身に付けたり、悩んだり喜んだり。

1日の大半をそこで過ごす人も多く、職場はオフィスワーカーの生活拠点ともいえる大切な場所です。

その生活の場が汚れていたり、暑かったり寒かったり、人間関係も順調ではない時には、働く人の不快や不満は募るばかり。
モチベーションが保てず業務効率が低下しては生産性も上がりません。

そこで、現状を的確に把握し現場の要望も取入れながら、計画的に改善を進めることが必要となってきます。オフィスがキレイで快適であれば、従業員のモラルの向上をはじめ、健全で充実した気分で働くことができ、職場の活性化が期待できます。

今回は、クリーンで快適な職場環境づくりのコツをご紹介します。

オフィスの「身だしなみ」を整える

ビジネスでは「身だしなみ」に気を配ることが大切。
相手に不快感を与えない清潔な服装や振る舞いにも気をつけたいものです。

人は清潔感があって立ち振る舞いのキレイな人に信頼を寄せます。その人のまわりには多くの人が集まってきます。

洗った手をズボンで拭いたり、髪がボサボサだったり、歯に食べかすが挟まっているような人がいたら…。
コロナ禍でなくても距離を置きたくなりますね。

オフィスも同様、清潔感に欠け整頓されていない不快な環境は要注意です。
オフィスも身だしなみをキチンと整え磨きをかけましょう!

設備環境の見直し&改善

室内の明るさや温度、湿度など感じ方には個人差があり、すべての人にあわせるのは至難の業。
基本は共通する快適さを目指し、個人差にも配慮するなら運用でカバーします。

例えば、空調の風が直接あたる席の近くにサーキュレーターを置く、天井の吹出し口にハイブリッドファンを付けるなどで直撃風を緩和できます。

快適空間への第一歩は設備などのハード面の改善を行い、不快な要因を取除くことです。
職場をグルッと見回してみましょう。

【汚れや臭気】
床や壁の汚れやシミ、複合機やデスクの裏側のほこり
空調や換気口のフィルターなどの目詰まりやカビ

【温度や湿度】
エアコンや加湿器の位置と影響範囲

【明るさ】 
採光の状況(ブラインドやカーテン)、照明の状況(直接・間接)
影響範囲(採光、照明のまぶしさ、パソコンへの映込み)

【音環境】 
WEB会議での周囲からの集音、周囲への影響(音漏れ)

これらに問題がある場合は、不快に感じるだけでなく安全衛生面でも要注意。
早急に改善する必要があります。

管理会社や委託業者に契約範囲を再確認し、修繕や清掃を手配します。
身近な改善は、職場での話合いで決めていきましょう。

不快な要因を洗い出した結果、あまりにも設備環境の汚損が激しく機能が低下しているケースは、オフィスの移転も含め職場環境のリノベーションを考えてみる必要があります。

業務の妨げになる状態はマイナス感情を招きます。
従業員の満足度向上を最優先することで、顧客満足度の向上につなげ生産性をアップさせるという考え方もあります。

不快度が高く改善では間に合わない時は、手遅れになる前にオフィス環境の“改革”をしなければなりません。

日頃の清掃&ルール

流しの清掃やシュレッダーのゴミ捨てなど、職場内の共有作業も業務の一環。
みんなで使う職場はみんなで手入れをして衛生的に保つべきです。

数十年前には、女性がやって当たり前、新人の役目などと偏った風習もありましたが、今では「仕事が忙しくて、それどころじゃない」と他人事のような態度は通用しません。
全員が気持ち良く協力しあうことで、気持ちの良い環境が得られます。

新たな取組みにコロナ対策の換気と消毒があります。
厚生労働省がガイドラインを公表していますが、推奨しているこまめな換気が現実的でない場合は、職場の事情にあわせアレンジしましょう。

ある企業では午前と午後の始業時5分間をクリーンタイムと決め、全員で窓やドアを開放し換気。
同時にドアノブやスイッチ類を消毒。
会議室の使用後には必ず消毒をするなど、コロナ対策のマナーが定着しています。

そして、身近な場所の清掃は従業員同士の話し合いで運用を決めます。
「フロア美化プロジェクト」などを立ち上げると活動がスムーズになります。

オフィスの快適性は“イイ”感じのコンセプトから

オフィスの立ち振る舞い(機能性)を良くするためにも、目指すスタイルや方針が感じられるコンセプトを決めておきましょう。(下記はコンセプトの一例です)

切り分けがイイ

用途に合わせてオフィスを区分けするゾーニングが効果的です。

執務スペースの奥に応接室があり、コミュケーションと集中作業のスペースが隣接していては使い勝手も悪くなります。
用途を考慮して位置を決めましょう。

壁やパーテーションを使うのが一般的ですが、オープンフロアや室内の細分化には、色や床材、天井の高さ、照明の違いなどで感覚的に切り分けることもできます。

最近はセキュリティレベルに応じたゾーニングも増えています。外部からの社内情報への接近を防ぐには、ゾーンを明確に切り分けておくことも必要です。

見通しがイイ

デスクやオフィス家具が同じサイズならば、ラインが揃ってスッキリします。

サイズがバラバラな時でも、方眼紙などのグリッド(格子)を意識してみましょう。
なるべくデコボコやジグザクな部分をなくし、自然な導線ができるよう配置します。

レイアウトが整っても、床にケーブルが散らばっていてはNGです。
結束バンドでまとめたり配線モールを被せたりして整理しましょう。

それでも、つまづく危険があり見栄えも悪ければ、OAフロアがおすすめです。
フロアパネルを敷いて床を二重構造にし、その空間に配線を通すので床面はスッキリし安全です。

また、背の高いオフィス家具は壁面につけるのが一般的ですが、地震対策や移動する際に手間もかかります。重要書類の保管以外はペーパーレス化を図れば、威圧感のある大きな什器は不要。
省スペース化が実現します。

さらに、書類の保管場所や備品の在庫数などがキチンと管理されていないと、業務に支障がでるだけでなく探す時間を浪費することに。
情報共有のための「見える化」をしましょう。

オフィス空間だけでなく収納も見通しが良くなります。

居心地がイイ

1日の大半を過ごすオフィスでは、特にイスとは長い付き合いになるはずです。

イスの座り心地しだいで業務効率も違ってきます。
腰への負担を軽減するクッション性があるものや、背もたれのバネがしっかりしているもの、高さ調節ができるものを選びましょう。

また、仕事に集中できるのもリラックスできる雰囲気がベースにあればこそ。
緑が多い観葉植物などが室内にあると、目の疲れがとれ気分も癒されます。
場所によってはBGMを流してみたり、アロマを使ってみたりするのもいいかもしれません。

そして、忘れてはならないのが日々の挨拶や声掛け。
来客への挨拶はもちろん、従業員同士の挨拶や適度な気づかいがあれば、職場の居心地はさらに良くなります。

クリーンで快適な職場環境づくりのコツは、オフィスとしての身だしなみを整え、オフィスとしての立ち振る舞いがスマートになるよう、運用も含めて再設計することではないでしょうか。

まとめ

弊社ではオフィス家具からOAフロア、レイアウトなどのご相談も承っております。

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