ハイブリッドオフィスとは?メリット・デメリットをご紹介


最近、よく耳にする「ハイブリッドワーク」という言葉。どういった働き方なのかご存知でしょうか。
働き方改革やコロナウイルス感染拡大によるテレワークの推進で働き方が多様化しています。
そこで、生まれたハイブリッドワークという働き方は、オフィスワークとテレワークの両方を組み合わせた働き方のことを意味します。
企業によって取り組み方は異なり、「週3日はテレワーク、週2日はオフィス」「毎週火曜日のみオフィス」、「自分でオフィスか在宅かを決める」など柔軟なスタイルの働き方が可能です。
ここでは、ハイブリッドワークまたはハイブリッドオフィスについてメリットやデメリット、取り組む際の注意したいことをまとめてみました。
これからハイブリッドオフィスを取り入れたい企業は、ぜひ参考にしてみてください。

ハイブリッドオフィスのメリット


ハイブリッドオフィスのメリットは、以下のとおりです。

生産性が向上する

業務の中には、テレワークに向いているものとオフィスワークに向いているものがあります。
データ入力や分析など個人でできる業務はテレワークが捗りますが、打ち合わせや細かいニュアンスを伝えたい場合はオフィスワークが適しています。
それぞれを使い分けることで生産性向上につながります。

従業員の満足度が高くなり、離職率が下がる

ハイブリッドオフィスは、従業員が携わる業務やスケジュールに合わせた働き方ができるため、従業員の満足度を上げることが期待できます。
テレワークのみでは、コミュニケーションの希薄化や勤怠管理の煩雑さが浮き彫りになるという問題点があるため、すべての従業員が高い満足度を得ているわけではありません。
従業員の満足度が高くなれば、離職率を抑えることにもつながります。

コスト削減ができる

ハイブリッドオフィスとテレワークを使い分けることで、コスト削減のメリットもあります。
オフィスで業務する人数が限られるため、オフィスの賃料や光熱費、通信費、備品など定期的にコストがかかる部分を抑えることができます。

採用条件の幅が広がり、人材を確保できる

ハイブリッドオフィスワークを導入していると、「多様な働き方ができる企業」というイメージを持たれやすく、採用の幅が広がります。
オフィスワークで働くことが難しい優秀な人材も確保することができます。

ワークライフバランスが充実する

たとえば、オフィス半分、テレワーク半分にすると、仕事だけでなく趣味や家族との時間を充実して過ごすことができます。
ワークライフバランスが整うと、仕事とプライベートのバランスが取りやすくなり、リフレッシュにもなります。頭がすっきり整理されて、生産性向上や集中力アップも期待できます。

従業員が自発的に働くようになる

業務の向上性を考えてどちらの働き方が適しているかを判断し、自ら使い分けることで従業員自ら自発的に働くようになっていきます。

ハイブリッドオフィスのデメリット


ハイブリッドオフィスの働き方にはデメリットもあります。

勤怠管理が乱れがちになる

オフィスワークとテレワークが組み合わさることで、勤怠管理が煩雑になることが多々あります。
それぞれ出社時間と退社時間が異なるため、従業員一人ひとりが勤怠管理に意識を向けることが大切です。
勤怠管理ツールを活用してクラウド上で共有できるような体制を整えておくことが大切です。

コミュニケーションが取りづらくなる

ハイブリッドオフィスを導入すると、オフィスの人員が少なくなるため、従来のように気軽に話したり、情報共有がうまくできなかったり意思疎通が難しくなるといわれています。
定期的にミーティングをしたり、コミュニケーションツールを活用したりしましょう。

セキュリティ上の危険性が高くなる

少しでもテレワークを導入することによる不安要素は、セキュリティ面です。
社内の機密情報や顧客情報などが漏えいするリスクが高まるといわれています。
たとえば、よく聞くのは外部からの不正アクセス、フィッシング、サイバー攻撃などです。
情報漏えいとなれば、企業に多額の損害が生じる可能性も高くなるため、テレワーク導入と同時にセキュリティ対策も万全にしておく必要があります。

ハイブリッドオフィス取り入れる際の注意点


ハイブリッドオフィスを検討している企業は、以下のような注意点を踏まえておくとよいでしょう。

出社とテレワークのルールを決め、スケジュールを共有する

オフィスワークとテレワークを組み合わせて行うため、部署ごとに運用ルールを決め、共有することがポイントです。
最初からルールを決めすぎると、従業員満足度にも関わってきます。
まずは、大きな部分だけルール化し、お試しで実践しながらその都度出てきた問題に臨機応変に対応していく方がより効果的です。

従業員がセキュリティについて理解しておく

セキュリティ対策は、テレワークの導入において重要な項目です。
テレワークでは、在宅のほかにもシェアオフィスやコワーキングスペースなどといった場所を利用することもあります。
「会社がセキュリティ対策をしているから大丈夫」と安心せずに、従業員一人ひとりがセキュリティにおいて理解しておくことも大切です。
社内でセミナーを開催したり、外部機関のセミナーに参加するなど、従業員の意識を向上させることも有効ですね。

コミュニケーションの希薄化を防ぐ

出社しないことでコミュニケーションが取りにくくなるという問題もあります。
コミュニケーションの希薄化は、企業にとってデメリットを生みます。
情報共有がなされないため、思わぬミスが生じたり、人間関係の悪化にもつながります。
従業員間でコミュニケーションを取りやすくするため、チャットツールなどのコミュニケーションツールの導入や、懇親ができる場を設けるのも対策になります。

ハイブリッドオフィスにおける今後の課題


ハイブリッドオフィスの導入において今後の課題は以下のようなことが挙げられます。

フリーアドレスを設置する

フリーアドレスは席が固定されていないため、従業員のタイミングや業務内容に合わせて比較的自由に利用することができます。
ハイブリッドオフィスは出社率が変動するため、フリーアドレス席やオープンスペースを設置すると柔軟に対応できます。

オフィス環境の整備

ハイブリッドオフィスの導入で、オフィスの在り方も変わってきています。
従業員同士が集まってチーム活動ができる場所やミーティングブースを設置するなどの配慮が必要です。
また、webミーティングなどがスムーズに行えるようにモニター、ケーブルなどの整備しておきましょう。

ハイブリッドワーク運用に役立つツールを整備する

ハイブリッドワークを運用するには、コミュニケーションツールや情報を共有するクラウドツール、勤怠管理システム、ペーパーレス化ツールなどオフィスワークにもテレワークにも役立つシステム導入が求められています。

ハイブリッドオフィスは増加傾向!導入を検討している企業はワクスマにおまかせ!

まだまだコロナ禍ではありますが、オフィス出社も増え始めています。
テレワークを導入したいけど、オフィス出社も継続したい企業にはハイブリッドオフィスがおすすめです。

生産性向上はじめ人材確保やコスト削減、ワークライフバランスの充実など、企業にとっても従業員にとってもメリットがあります。
どちらの良さも知ることで、事業継続にもつながっていきます。

ハイブリッドオフィスを導入するには、テレワークをスムーズに行うためのツールの準備やオフィス環境作りなど見直す必要があります。
ハイブリッドオフィスに適したオフィス環境作りは、弊社ワクスマにおまかせください。
岡山市で年間100件の豊富な実績を持ち、低コストな内装工事、業者とのやりとりの業務を一括対応、休日・夜間対応など企業さまに寄り添った対応で選ばれ続けおります。
ご相談だけでも承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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この記事を書いたのは

担当山本山本凌
株式会社WORK SMILE LABO 営業

大学を卒業後、新卒で㈱ワークスマイルラボに入社。
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お客様の理念やビジョンといったコンセプトを大切にし、それが伝わるオフィスづくりの提案を行っています。

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